¿Cómo optimizar tu agenda diaria en 10 claves?

Jonathan Secanella33

¿Piensas que las redes sociales consumen mucho tiempo y que ya no llegas a todas tus tareas?  ¿Te preguntas cómo vas  a estar en redes sociales si  te pasas el día apagando fuegos? ¿Sientes que has trabajado mucho pero tu día ha sido poco productivo?

Quizá tu problema no sean las nuevas tareas que suponen los social media, sino una agenda diaria poco optimizada. Por eso, antes de abordar la cuestión del tiempo en las redes sociales, te indicaré tres pilares para una gestión del tiempo eficaz y 10 consejos que podrás poner en práctica inmediatamente.

[quote style=”1″]Si te suscribes al blog ahora, recibirás en tu email una plantilla de calendario organizada por Bloques Temáticos Flexibles que te ayudará en la tarea de planificación de tu agenda.[/quote]

 

 

Eficacia: Da prioridad a lo importante

Como dice Stephen Covey, lo fundamental en una administración eficaz del tiempo es “poner primero lo primero”. Este pilar es tan obvio como obviado. Las personas solemos tener un sentido de culpabilidad sobre el 40% del tiempo consumido durante el día como media, y tendemos a pensar que si tuviésemos una segunda oportunidad haríamos cosas diferentes. Sin embargo, la paradoja es que, al día siguiente, caemos en los mismos errores.

Los siguientes consejos te ayudarán a que esto cambie:

# 1. Planifica en base a prioridades

Muchas veces pasamos buena parte del día atendiendo a demandas de otros que no son realmente importantes, postergando tareas que, pese a ser importantes, no nos apetece realizar, viviendo en base a imprevistos o “apagando fuegos”. Esto suele suceder porque no tenemos definido qué es realmente lo prioritario, es decir, lo importante, lo que nos ayuda a alcanzar nuestros objetivos.

Por tanto, tener una planificación diaria, semanal, mensual en base a prioridades te ayudará a centrar el tiempo en aquello que consideras importante y postergar, delegar o incluso renunciar indefinidamente a aquellas tareas que no proveen valor a tu agenda. Algunos consejos que te pueden ayudar a planificarte con eficacia son:

  • Planifica por escrito (agenda diaria y semanal, como mínimo)
  • Define claramente cuáles son tus objetivos, y distribuye el tiempo atendiendo a la priorización de tus objetivos
  • Sé realista en la definición de los tiempos asignados
  • Piensa que el equilibrio es un elemento fundamental de tu planificación por objetivos, por tanto ten en cuenta todas tus áreas de vida, tanto personal como profesional
  • Considera  las dificul class='list-style-old list-style-idea'tades que te puedes encontrar para cumplir tu planificación y piensa las soluciones de antemano

# 2. Sé flexible y analiza continuamente

El objetivo de la planificación es que llegues a tus resultados, no atarte a una agenda personal.

  • Por eso tu planificación debe ser flexible, siempre en continua revisión. Evalúa con cierta periodicidad si tu planificación se ajusta a tu realidad, así como si te está ayudando o no a alcanzar tus objetivos

Eficiencia racional: busca la concentración a toda costa

El segundo pilar es conseguir trabajar concentrado. Seguro que eres consciente de que esos días en los que te has “metido” de lleno en tus tareas diarias, en los que nada te ha despistado de ellas, son aquellos en los que más rindes. ¿Cómo puedes conseguir esto de forma eficaz?

# 3. Evita la multitarea

Cuando le das a tu cerebro la oportunidad de centrarse en una única tarea, lo agradece aumentando la calidad y velocidad del rendimiento. Por ello éste debe ser un objetivo estratégico básico en tu agenda diaria. Desde no trabajar en varios proyectos a la vez como el no tener demasiadas ventanas en el ordenador abiertas, hasta el no trabajar con el email activado de forma continua. Algunos de los consejos siguientes te ayudarán también a ello.

# 4. Agrupa las tareas

Es muy útil agrupar en un mismo bloque de trabajo tareas similares que no requieran que bajes tu nivel de concentración para “arrancar” con una temática o tipo de trabajo nuevo. Por ejemplo, si tienes que realizar 5 informes de temáticas relacionadas para tus clientes, te resultará más productivo hacerlos en el mismo bloque de tareas.  Si los realizas seguidos, conforme vayas avanzando, cada vez serás más rápido, y tu cerebro te lo agradecerá con un mayor nivel de concentración.

# 5. No dejes una tarea hasta finalizarla

Cuando empezamos una tarea nuestro nivel de concentración -y por tanto de rendimiento- va en aumento, llegando a su punto álgido entre 15 y 45 minutos después de haber empezado la tarea, dependiendo de la persona. Si fraccionas demasiado, estarás perdiendo mucha productividad, pues estarás continuamente “arrancando” (puede costar en realizarla un 300 % – 500 % más de tiempo). Ten en cuenta, también, que el nivel de concentración  sufre una caída después de 60-90 minutos de haber comenzado. Para evitarlo, tómate pequeños períodos de descanso de entre 5 y 10 minutos.

# 6. Evita las interrupciones y planifica los imprevistos

Las interrupciones son todo aquello que corta tu flujo de trabajo y concentración. Evita las tareas que te interrumpan. Muchas son evitables si se planifican.

  • Planifica un tiempo al día sin teléfono o revisa los emails sólo en momentos determinados de la jornada, o incluso pide a tus colaboradores, compañeros, subalternos, etc. que no te interrumpan en ciertas horas.

Los imprevistos son tareas importantes que debes hacer y con las que no contabas.

  • Lo mejor es que planifiques en tu agenda un tiempo para los imprevistos (puede ser a final del día o de la semana), y de este tiempo vayas cogiendo porciones según las necesites.

Eficiencia emocional. Trabaja la motivación y la gestión emocional

El tercer pilar es el relacionado con la gestión de las emociones. Sobre todo hablamos de la motivación, pero también de los estados emocionales que nos ayudan o perjudican en nuestro rendimiento personal (tristeza, angustia, desánimo, etc.).

Estas cuatro pautas clave te seguirán ayudando a planificar tus objetivos:

# 7. En los proyectos largos ve paso a paso

Una tarea o proyecto de largo recorrido puede resultar desmotivadora porque, aunque la satisfacción de terminarla será grande, al encontrarse “tan lejos”, cuesta mantener la perspectiva y la motivación.

  • Divide el proyecto en partes intermedias y propón un plan de trabajo y plazos coherentes para cada etapa del recorrido. Es una de las formas más útiles de mantener la motivación en los proyectos largos.

# 8. Prémiate

Complementario con el consejo anterior, todos merecemos disfrutar de la recompensa de nuestro esfuerzo, aunque sólo sea el pararnos y darnos un reconocimiento a nosotros mismos por nuestra constancia.

  • Prémiate por los logros conseguidos, sean grandes o pequeños, sean finalizaciones absolutas o la consecución exitosa de pequeñas etapas. El premio lo eliges tú, pero te lo das porque refuerza tu autoestima.

# 9. Ten un sentido de urgencia con tus propios plazos

Es normal que estés más concentrado y seas más productivo cuando los plazos apremian (por la reacción natural de estrés de nuestro organismo). Sin embargo, este tipo de estrés no es beneficioso a medio y largo plazo.

  • Planifica tus tareas con tiempo e imponte fechas límite anteriores a la fecha final. Conseguirás un punto de motivación y estrés positivo que te ayudará a rendir también al máximo nivel sin producir desgaste personal. Es más, aumenta cada día más la motivación por la confianza en tus capacidades profesionales y tu determinación para conseguir los retos personales.

# 10. Asume la realidad

En muchas ocasiones, el entorno que te envuelve tiene demasiada influencia sobre tu agenda y llegas a la conclusión de que no es posible “luchar contracorriente”. Hay que ser realistas:

  • Admite que hay veces que las circunstancias están fuera de tu marco de suficiencia (aquello que depende de ti) y readapta tu gestión de la agenda a esta realidad. De este modo no te frustrarás ni te desmotivarás tan pronto por algo que no estaba en tus manos.

Si lo que quieres es poder gestionar eficazmente el tiempo en redes sociales, tómate en serio estos consejos.

¿Sigues ya alguno de ellos? ¿Quieres compartir alguna idea que te esté funcionando? Si quieres, puedes dejarla en los comentarios.

10 claves para optimizar tu agenda diaria

Más presentaciones de Social Media Blog
[grwebform url=”https://app.getresponse.com/view_webform_v2.js?u=lhGe&webforms_id=3512103″ css=”on” center=”off” center_margin=”200″/]
[grwebform url=”https://app.getresponse.com/view_webform_v2.js?u=lhGe&webforms_id=3512203″ css=”on” center=”off” center_margin=”200″/]

Jonathan Secanella

Coach y formador en las áreas de habilidades directivas, productividad personal y gestión del tiempo, y especialista en Inteligencia Emocional en Emos.

VER TODOS LOS POSTS

anteriorCómo influyen los social media en la cadena de valor de tu empresa

siguiente7 ideas de contenidos para captar seguidores

33 comentarios

  • Felix Maocho

    25/04/2012 a las 23:55

    Bueno, ya me he planificado de lunes a viernes, de 8,30 a 10 de la noche, y sabado y domingo de 9,30 a 10 de la noche, (con tiempo para imprevistos). Dejo de hacer múltiples cosas que estaba haceindo y limito mucho mi acceso a Internet. A ver si soy capaz de organizarme.
    Ya lo contaré

    Responder

    • Benet Maria Marcos

      30/04/2012 a las 07:44

      ¡Nos alegramos mucho, Félix! ¡Suerte con todo!

      Responder

    • Jonathan Secanella

      30/04/2012 a las 09:48

      Felix, desde luego que debes de contárnoslo. Si no tenías costumbre de planificarte y de repente lo consigues al nivel que has comentado, te convertirás en mi héroe :). Como le decía a Benet, lo importante es ir implementando cambios poco a poco, e ir motivándose con los resultados. De todos modos, si consigues implantar toda esa agenda de golpe, ¡genial! ¡Animo! Un saludo.

      Responder

  • Mario

    23/02/2013 a las 21:19

    Genial el artículo, lo comparto con mis compañeros de trabajo que gestionas perfiles sociales. Me llama la atención lo de lo tiempos de concentración y el aumento de eficiencia por minutos. Voy a probar este semana con los consejos, gracias.

    Responder

    • Jonathan Secanella

      02/09/2013 a las 10:50

      Hola Mario, me alegro de que te haya gustado.

      Por alguna razón se me quedó tu comentario sin atender y lo he visto ahora al contestar al siguiente. Mis disculpas.

      Aprovechando que han pasado algunos meses desde que ibas a intentar poner en práctica algunos de los consejos estaré encantado de que me cuentes el resultado.

      Un saludo.

      Responder

  • socorro juarez

    02/09/2013 a las 04:56

    Esta muy bien, desde hoy tratare de implementar en mi trablajo, las 10 claves para Organizar mis tareas y que me rinda el tiempo.

    Responder

  • Joffre Cuaspud

    17/11/2013 a las 16:12

    Muy positivo, es importante encontrar un punto de orden y una estructura que permita alcanzar paulatinamente lo que nos proponemos. Felicitaciones por el aporte, pondré en práctica tus consejos y te comentaré los resultados. Saludos.

    Responder

    • Jonathan Secanella

      17/11/2013 a las 20:58

      Gracias, Joffre,

      Me alegro que te animes a poner en práctica alguno de los consejos. Esperaré encantado tus comentarios sobre cómo te ha ido.

      Un saludo.

      Responder

  • Catherine

    05/04/2014 a las 18:54

    No se escribe “en base a” se dice “con base en”. Es un error recurrente en sus publicaciones.

    Responder

  • LILA SAGBINI ECHAVEZ

    26/06/2014 a las 19:12

    Gracias por tan valioso aporte, te felicito JONATHN, tu blogger e fabuloso, me ayuda a organizarme.

    Responder

  • Lily Domínguez

    04/08/2014 a las 19:40

    Buen día.
    Me gustó mucho el artículo, este semestre lo implementaré en el trabajo en grupo con mis alumnos de bachillerato y espero que podamos adquirir esta herramienta.
    Ya les contaré y escribiré por consejo, si algo no tengo claro.
    Saludos.

    Responder

    • Jonathan Secanella

      05/08/2014 a las 06:05

      Me alegro de que te haya gustado, Lily. Espero que también te sea muy útil con tus alumnos. Un saludo.

      Responder

  • Aldo

    07/11/2014 a las 22:52

    Estos consejos no son del todos aplicables en mi trabajo, cuando atiendes un departamento de servicio técnico industrial con un teléfono que no debes dejar de atender, informes diarios que reportar a los clientes sobre el servicio prestado y el status de sus equipos. Planificaciones que cambian en base a emergencias, correos que deben ser respondidos al segundo por consultas técnicas… en fin la mayoría de las veces las horas de la jornada normal no alcanzan para cumplir con todo y al final del día te das cuenta que las horas nocturnas logras mejorar el rendimiento porque todos los elementos externos dejan de desconcentrarte, pero lamentablemente logro mis objetivos trabajando dos o tres horas extras sacrificando vida social y tiempo de descanso. Delegar no es la mejor solución ya que se diluye la eficiencia general del trabajo. Tienes algún consejo mas especifico para mi jornada diaria?

    Responder

    • Nico

      01/05/2015 a las 03:58

      Haz dado una clave en el exito de trabajos exigentes, el trabajo en equipo. Delegar no debe descartarse, a veces las personas disponibles pueden no darnos la seguridad de que harán un buen trabajo, pero es necesario experimentar con ellas y generar una relacion que permita un efectivo trabajo en equipo. Puede ser util el delegar una tarea de forma especifica, con una comunicacion fluida, no se puede hacer todo el trabajo, es necesario que todos sean participes y cuiden a la vez los espacios personales. El ambiente industrial es para quienes nos gusta, muy interesante, así tambien es exigente y se debe optimizar continuamente como enfrentamos los desafios que se nos presentan. Un saludo

      Responder

  • Moni

    20/01/2015 a las 21:55

    Muchas gracias. Información úti y sencilla, por lo tanto fácil de plaicar. Me viene ni que al pelo para reorganizarme. Agradezco a quien a escrito esta entrada, así como a quienes getsionáis esta web por vuestra contribución.

    Responder

  • Laura Acevedo Castillo

    05/04/2015 a las 04:11

    Hola!
    Gracias por tan excelente articulo. Me encantaría recibir la plantilla..!

    Responder

  • Norelis Sanvicente

    03/05/2015 a las 17:52

    Gracias por los consejos, me seran de utilidad ya que inicie en un empleo en el area de planificacion

    Responder

  • michi

    19/01/2016 a las 05:02

    Gracias, lo pondré en practica. muy buen articulo. Éxito!

    Responder

  • Christian

    27/02/2016 a las 16:19

    Saludo, gracias por el post y de verdad que lo necesito mucho, trabajos varios proyectos StartUp y estudio al máximo, es decir que tengo muchas cosas que hacer al día, pero no tenía una agenda así que se me iva el tiempo y no sabía en que… y claro eso también se debe a que no tenía una disciplina con respecto al tiempo y las tareas diarias. Ahora hare mi agenda y sé que lograré mis objetivos teniendo en cuenta los tips que has compartido. Si en la primera semana veo un cambio productivo, testificare sobre esto. Gracias!

    Responder

    • Jonathan Secanella

      13/05/2016 a las 11:26

      De nada Christian, espero que te haya sido de ayuda. Cuéntanos tu experiencia, lo estaremos esperando. Un saludo. 🙂

      Responder

  • Carmen

    13/05/2016 a las 02:23

    Muchas gracias por tu post me ha servido mucho !!!!
    Gracias por compartir tus conocimientos
    Saludos desde México

    Responder

  • César passos

    31/01/2017 a las 22:14

    La parte de la eficacia personal era el punto que hace falta en mi vida gracias hoy lo entendí

    Responder

  • FANY TORRES

    07/05/2017 a las 02:45

    NECESITO IMPRIMIR UN MODELO DE PLANTILLA PARA UNA AGENDA DIARIA DE POLICITO EN COLOMBIA NO TENGO WEB

    Responder

  • VICTOR DUGARTE

    20/10/2018 a las 01:32

    Buenas
    Felicitaciones!
    Me parece un contenido bastante interesante, conciso y preciso con información y consejos de primera. Me gustó mucho todo el contenido

    Responder

  • Walter Espinoza

    06/03/2019 a las 16:00

    Jonathan Secanella, muchas gracias por compartir estos pilares y consejos, sin duda me ayudarán mucho en la gestión del tiempo, algo que he buscado durante años, sin haberlo conseguido a cabalidad. ¡Éxito!

    Responder

Dejar un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada.

Socialancer Limited te informa de que los datos de carácter personal que nos proporciones rellenando el presente formulario serán tratados por Socialancer Limited como responsable de esta web. La finalidad de la recogida y tratamiento de los datos personales que te solicitamos es para gestionar los comentarios que realizas en este blog. Legitimación: Consentimiento del interesado. El hecho de que no introduzcas los datos de carácter personal que aparecen en el formulario como obligatorios podrá tener como consecuencia que no podamos atender tu solicitud. Como usuario e interesado te informamos de que los datos que nos facilitas estarán ubicados en los servidores de Raiola (proveedor de hosting de Socialancer Limited), dentro de la UE. Ver política de privacidad de Raiola. Podrás ejercer tus derechos de acceso, rectificación, limitación y suprimir los datos en editorial@socialancer.com así como el derecho a presentar una reclamación ante una autoridad de control. Puedes consultar la información adicional y detallada sobre Protección de Datos en nuestra página web: https://www.socialancer.com, así como consultar nuestra política de privacidad.