5 fórmulas para cubrir un evento en Social Media

Billie Sastre5
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La fuerza de las redes sociales es infinita para cubrir eventos, transformarlos y volverlos 2.0. Gracias a la tecnología, que está al alcance de todos, podemos hacer que miles y millones de usuarios con los mismos intereses sigan nuestro contenido vía Twitter, Facebook, Youtube, Flickr, etc. Las posibilidades son ilimitadas, sólo hay que saber ordenarlas y sacar el mayor partido de ellas.

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Con estas 5 fórmulas y la plantilla de gestión puedes hacerte un guión de todo lo que necesitarás para hacer de tu evento toda una experiencia 2.0:

 

 

# 1. Establece un hashtag

Mucho antes de que empiece tu evento debes tener un hashtag que sea característico de lo que estás organizando. Con éste no sólo se podrán comunicar los asistentes y el público interesado a través de Twitter, sino también a través de Instagram y Foursquare.

Éstos son algunos detalles que debes tener en cuenta para que tu hashtag sea un éxito:

  • Recuerda este acrónimo: “CUT”, es decir, “Corto – Único – Títul class='list-style-old list-style-check'o”. Te ayudará a no olvidar las características de un buen hashtag. Un hashtag debe ser Corto porque los tuits están limitados a 140 caracteres; si los usuarios deben tuitear con tu hashtag, que su longitud no les quite espacio en cada tuit. Debe ser Único porque si lo haces genérico después no lo podrás medir; no utilices términos como #marketingonline o #SocialMedia porque es mucha la conversación que se mueve en torno a estos hashtag, y seguramente la mayoría no estará relacionada con tu evento. Debe recordar el Títul class='list-style-old list-style-check'o del evento: haz que incluya el nombre o las siglas del evento. Un ejemplo de buena estructura de hashtag es [Las siglas de tu evento + el año-edición que se celebra]: #EBE12 (Evento Blog España 2012) #TA2012 (Tweets Awards 2012) #SMP12 (Social Media Point 2012). El acrónimo CUT te ayudará a recordar que debes “cortar”
  • Inclúyelo en todas tus comunicaciones (online y offline). Facilita los tuits añadiendo carteles en el lugar del evento. Si puedes personalizar las presentaciones de los ponentes, incluir una cabecera con el hashtag y el Nick de Twitter del ponente es una excelente idea


  • Realiza concursos alrededor del hashtag. Puedes premiar al participante más activo en Twitter, o puedes hacer un concurso en Instagram con tu hashtag

#2. Organiza a tu equipo

Generalmente la organización de cada evento suele tener un Community Manager, pero es muy importante que si tienes charlas simultáneas, todas ellas sean retransmitidas por la cuenta oficial.

[quote style=”1″]Determina cuántas personas necesitarás gestionando las cuentas oficiales.[/quote]

Ten en cuenta que para retransmitir un evento por Twitter se necesitan personas con gran capacidad de escucha y una escritura eficaz. Selecciona a las personas idóneas.

Twitter es el canal que ofrece inmediatez y facilidad de interacción, pero no es el único canal en el que debes estar presente. ¿Por qué no considerar otros canales? Puedes generar debates de alguna ponencia por Facebook, subir tus fotos a Instagram, Pinterest, Google+ o Flickr, compartir las presentaciones en SlideShare o Youtube…

# 3. Involucra a tu audiencia

Una buena idea para hacer que los usuarios participen más por Twitter es poner una o dos pantallas laterales con la transmisión en directo del hashtag. Aquí puedes encontrar una extensa lista de servicios gratuitos con los que puedes retransmitir tu evento y generar mayor interacción, a todos nos gusta aparecer en la gran pantalla.

Define un hashtag específico para preguntas. Esto te facilitará enormemente el trabajo y hará que puedas contestar las dudas a los usuarios que te siguen online . Recuerda que si el hashtag de tu evento se vuelve Trending Topic, te será muy complicado seguir el ritmo de las publicaciones, por lo que si tienes uno específicamente para preguntas podrás monitorizarlo mejor.

# 4. Sube las presentaciones a SlideShare

Cada vez más los usuarios piden que las presentaciones estén online. Muchas veces puedes tener problemas con algún ponente, pero ellos también tendrán que ser conscientes de que las redes sociales están redefiniendo el modelo y ahora compartir es lo que toca. Lo ideal sería tenerlas de antemano para que les puedas dar un mismo aire y ponerles las cabeceras que comentaba en el punto 1. Esto genera inmediatez, transparencia y mayor capacidad de comunicación con la entidad organizadora y con el ponente.

# 5. Mide, mide y mide

Como siempre, de nada valen todas estas acciones si no puedes medir los resultados. El hecho de medir te servirá para:

  1. Mejorar
  2. Obtener feedback de los propios asistentes
  3. Conseguir mayor patrocinio y colaboradores para otras ediciones

Los Social Media nos aportan gran valor: los participantes opinan abiertamente y al organizador todo ese feedback le sirve para futuras ediciones. Es importante medir tanto los resultados cuantitativos (número de menciones, retuits, likes en Facebook, fotos colgadas en Flickr) como el sentimiento (comentarios positivos, negativos, ponentes más mencionados, etc.).

Una buena herramienta que te servirá para llevar a cabo este tipo de medición es Pirendo.

Conclusión

Las redes sociales están cambiando la manera de comunicarnos. Gracias a ellas somos capaces de abrir nuestras fronteras, comunicarnos con personas de todo el mundo, hacer que un evento tenga visibilidad nacional e internacional, más allá de las cuatro paredes del auditorio donde se esté organizando. Contar con una buena planificación te puede ayudar enormemente.

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Y tú, ¿has organizado algún evento con presencia 2.0? ¿Te gustaría añadir alguna otra idea? Puedes dejarlas en los comentarios.

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Billie Sastre

Consultora en Estrategias Digitales, especialista en el diseño y ejecución de estrategias de marca en redes sociales y en Atención al Cliente 2.0.

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