10 ideas esenciales para utilizar Basecamp

¿Oyes hablar mucho de Basecamp pero aún no lo conoces? ¿Lo has probado pero no consigues utilizarlo diariamente?

Como vimos en otra ocasión, Basecamp es una popular herramienta que realiza funciones muy básicas que han sido optimizadas a lo largo de los años para gestionar y coordinar proyectos de una manera sencilla y eficaz.

Su facilidad de uso hace que en la mayoría de ocasiones no te haga falta utilizar un tutorial para aprender a utilizar sus funciones; no obstante esto, debes tener en cuenta que la correcta utilización de medios sociales para coordinar proyectos, radica más en las buenas costumbres que en las propias herramientas.

En este post te voy a explicar 10 ideas que te ayudarán a utilizar Basecamp de una forma más eficiente.

 

 

Organización

# 1. Establece proyectos

Aunque pueda parecer obvio, se trata de un error común al empezar a utilizar este tipo de herramientas. No intentes gestionar varios proyectos en un mismo Basecamp Project, es decir no intentes gestionar tareas y mensajes de diferentes trabajos en el mismo lugar.

Cuando empieces un nuevo proyecto, abre una sección nueva en Basecamp donde estén centralizadas todas las personas y todo el contenido relativo al mismo. Si creas en un mismo proyecto listas de tareas, hitos e hilos de temas que no tienen nada que ver, la herramienta pierde toda su gracia.

# 2. Organiza los equipos

Todos los miembros del equipo deben agruparse según sus roles dentro del proyecto. En equipos donde intervengan varias organizaciones o empresas distintas, se puede subdividir en un nivel más.

Por ejemplo, imagina que la empresa en la que trabajas queréis renovar por completo vuestra estrategia digital. En lugar de caer en manos de una gran consultora, habéis preferido contratar a profesionales y a empresas más especializadas. En ese caso, el esquema de trabajo podría ser el siguiente:

De este modo podrás segmentar mejor en cada momento con qué personas comunicarte o a qué grupos asignarles tareas.

# 3. Almacena y gestiona todo el contenido

La gran oferta actual de servicios de gestión y almacenamiento de contenidos nos puede llevar a desperdigar la información por un montón de sitios distintos, haciendo que nunca lo encontremos cuando vayamos a buscarlo.

Para evitar esto, publica todos los documentos y writeboards relacionados en un mismo proyecto de Basecamp para centralizarlos.

Otra buena costumbre de gestión de archivos es acordar un método para nombrarlos, haciendo así que los documentos y sus propiedades sean más fácilmente identificables. Por ejemplo en un nombre de archivo como este: “MANUAL-estilo-V2.pdf”, puedes identificar en un golpe de vista que se trata de la segunda versión de un manual práctico.

Si la organización de documentos y archivos en Basecamp se te queda corta, puedes complementarlo con otra herramienta como Dropbox, Google Docs o Evernote. Eso sí, antes de decantarte por una de ellas, reúnete con tu equipo para valorar entre todos qué herramienta es la más adecuada según vuestras necesidades.

# 4. Utiliza los hilos para organizar mensajes

Los mensajes en Basecamp se organizan por hilos al estilo de Gmail. Por lo tanto, es importante que estén lo más agrupados posible por temáticas, para que no queden abiertas un número excesivo de conversaciones y la información sea más fácil de encontrar.

Utiliza títulos que sean ilustrativos y concretos. Ejemplo de hilos de conversación para una campaña de posicionamiento en medios y redes sociales:

• Análisis de públicos objetivo
• Palabras clave
• Banners SEM
• Contenido de las páginas de aterrizaje
• Presupuestos
• Resumen de reuniones

Para evitar que cada miembro del equipo cree hilos de conversación a discreción, una buena idea es crearlos nada más empezar un nuevo proyecto y tenerlos predefinidos para otros proyectos similares en el futuro. Incluye en el primer mensaje del hilo los objetivos del mismo y el tipo de información que debe ser compartida y comentada en él.

# 5. Archiva los proyectos

Para no sufrir el síndrome de diógenes digital, cuando hayas acabado un proyecto, archívalo. De esta manera, dejarás tu panel de control más limpio, mostrando sólo aquellos proyectos que tienes actualmente en marcha.

Cuando archives un proyecto, ya no podrás modificarlo ni los miembros del equipo podrán seguir publicando información. Eso sí, la información que contiene no se borrará, quedará siempre registrada para que puedas consultarla en el futuro; y si en algún momento deseas reabrir un proyecto, lo podrás reactivar y continuar en el punto en el que os quedasteis.

Hitos y metas

# 6. Define hitos y asigna tareas

Para ordenar temporalmente un proyecto, crea hitos con el calendario de Basecamp. Una vez definidas las fechas más importantes dentro de un proyecto, crea listas relacionadas con esa meta e incluye dentro sus tareas, asignándoles un responsable y ordenándolas por prioridad.

Aunque depende del estilo de liderazgo de cada uno, es importante que las fechas se acuerden entre todos los miembros para aumentar su compromiso y mejorar así la eficiencia del trabajo colaborativo.

# 7. Sácale provecho al timeline

Desde que Facebook sacó su Timeline, se ha puesto de moda en muchos otros medios sociales. En el nuevo Basecamp le han llamado “Daily Progress”, y es muy útil para repasar los acontecimientos que ha habido en tus proyectos a lo largo del tiempo.

¿Necesitas saber cuándo se aprobó un presupuesto? ¿Explicarle los avances de un proyecto a un cliente? En el timeline de Basecamp lo puedes encontrar fácilmente. Además, repasarlo al acabar un proyecto puede ser muy útil para hacer balance de fallos y aciertos, y establecer una rutina de mejora continua en los procesos internos de tu equipo.

Comunicación

# 8. Bandeja de entrada a cero

El objetivo final que debes conseguir a través de los medios sociales es dejar de depender del email y convertirte de este modo en un profesional mucho más eficiente.

Por lo tanto, acostúmbrate a mantener tu bandeja de entrada siempre limpia, lo cual no significa que tengas que eliminar los mensajes, sino archivarlos y etiquetarlos correctamente. Cada vez que recibas la copia de un mensaje de Basecamp, contéstalo lo antes posible respondiendo al email (se publica automáticamente en el hilo) y archívalo.

Y ya de paso, cada vez que tengas la tentación de escribir un email ineficiente, piensa primero si podrías sustituirlo por un mensaje en Basecamp (mucho más productivo).

# 9. Notifica sólo cuando sea necesario

Una de las principales quejas que tienen los usuarios al utilizar Basecamp por primera vez es que el correo electrónico se les llena de notificaciones. Pues bien, si tu también has sufrido de este problema, es porque tu equipo no sabe gestionar correctamente las notificaciones.

En el punto #2 veíamos cómo organizar los usuarios de un proyecto por grupos; es a la hora de notificar cuando entenderás por qué es importante esta organización. Cada vez que escribas un mensaje, un writeboard o asignes una tarea, encárgate de notificar y asignárselo sólo a las personas que realmente estén involucradas con esa tarea o mensaje. En el ejemplo del punto #2, al escribir un mensaje relativo al posicionamiento en buscadores, deberías enviarle notificación únicamente al consultor SEO y al equipo de programación de la empresa partner; dejando así libres de distracciones y molestias a los miembros del equipo de diseño.

Si se gestionan bien las notificaciones, el número de mensajes en tu bandeja de entrada se reducirá considerablemente. Si además consultas Basecamp periódicamente y no te hacen falta las notificaciones, siempre te quedará la opción de filtrar los mensajes y archivarlos automáticamente.

# 10. Explícate bien

¿Te ha pasado alguna vez que después de enviar un email con tres preguntas te contesten con un triste “Sí” o “De acuerdo”? Seguramente te haya sacado de quicio, pensando que la persona que te ha respondido quería ahorrar tiempo, pero lo cierto es que finalmente esta actitud crea numerosas ineficiencias que acaban haciendo perder a ambas partes aún más tiempo.

Si en un mensaje no eres claro con los conceptos que intentas explicar y quedan dudas, lo único que vas a conseguir es que eso genere otro mensaje o una llamada de teléfono para aclarar tus palabras.

Antes de enviar un mensaje, piensa a qué preguntas o necesidades debe responder, y si realmente está lo suficientemente bien explicado para no despertar dudas en la parte receptora. Si el concepto es algo más complicado, acompaña tu mensaje de más explicaciones, de ejemplos o de documentos gráficos que completen tus palabras. De esta manera ahorraréis más tiempo, la comunicación será más transparente y el ambiente de trabajo mejorará.

¿Conoces Basecamp? ¿Prefieres otras alternativas? ¿Qué tipo de necesidades deben cubrir tus herramientas de gestión interna? Utiliza los comentarios y comparte tu experiencia en medios sociales para la gestión interna.

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