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Si tu negocio fuera un cuerpo humano, las bases de datos de empresas serían el equivalente al cerebro.
Son el centro neurálgico de la información. Ahí se pueden registrar las diferentes fases que atraviesa un lead, las cuentas por cobrar, el stock… hasta las preguntas frecuentes para optimizar la atención al cliente.
Si tu base de datos es una hoja de excel, puede ser que en un principio te funcione, pero la característica de las buenas bases de datos para empresas es que deben ser escalables.
Tienen que tener la capacidad de crecer junto con la compañía y, sobre todo, automatizar el acceso a la información.
Sigue leyendo porque te vamos a explicar cómo construir bases de datos de empresas.
>>> GetResponse te ayuda a organizar tu base de datos de email y enviar automatizaciones.
¿Qué es una base de datos en la empresa?
Las bases de datos en las empresas son documentos que permiten organizar información. Se deben crear bases de datos de empresas de acuerdo a cada una de las fases comerciales.
Por ejemplo, en una pueden estar los clientes, en otra la administración, la gestión de la producción, etc.
El truco está en que deben ser segmentables. Ahondaremos en el ejemplo de cómo deber ser una base de datos para clientes.
Será muy útil si divides a los clientes según la fase del embudo de ventas en la que están: potenciales, ocasionales, frecuentes.
>>> En este post explicamos las fases el embudo de ventas.
Esto te ayudará a automatizar estrategias de venta como upsells, downsell, promociones especiales, ofertas de temporada.
En el caso de la producción, si tienes bien claro tu historial de ventas con una base de datos para empresas podrás, incluso, anticipar picos en la demanda, de tal forma que nunca te quedes sin stock; o, por el contrario, con un inventario abultado que se convierta en un gran gasto.
Cómo crear la Base de Datos de un negocio
Antes que nada, las bases de datos para empresas deben ser seguras.
Lo primero que debes hacer es informar a tus clientes que los agregarás a tu base de datos y el tratamiento que le darás a su información.
Después, mantén protocolos eficientes de ciberseguridad.
>>> Seguridad en Internet: 6 estrategias para tu eCommerce y web.
Ahora comencemos con los aspectos sobre su creación.
Es necesario entender que las bases de datos para empresas deben ser organizadas, sistematizadas y fáciles de consultar.
Por tal motivo, te damos las siguientes recomendaciones para crear una base de datos poderosa:
#1. Coloca cada dato en una columna, no importa que sean muchas. Es decir, si es una base de datos de clientes, agrega una columna por nombre, otra por edad, por dirección, etc. Esto te permitirá filtrar y segmentar.
#2. Establece patrones rigurosos de captura de datos. Es decir, si en unas columnas pones la edad con número y otra con letra, se va a dificultar la búsqueda. Otro error muy clásico es en unos campos poner la palabra Avenida y en otros la abreviatura Av. Por tal motivo, elabora un manual de estilo para que toda la información esté unificada.
#3. Administra a conciencia los permisos de acceso. Mientras más personas metan mano, menos podrás controlar la calidad de la información. La recomendación es que crees roles: editores, solo lectura, etc.
#4. Agrega un campo de observaciones para aquellos datos muy particulares que enriquezcan pero no que no necesariamente valga la pena agregar en una columna independiente.
Por último, debes ser consciente de que las BBDD (siglas de las bases de datos) necesitan un mantenimiento constante, ya sea para su alimentación, depuración u optimización del sistema.
Tipos de Bases de Datos de empresas
No todas las bases de datos para empresas son iguales. Si bien hay varios tipos, para este texto nos vamos a enfocar en su funcionamiento.
Por cada estilo de base de datos abordaremos, además, recomendaciones para construirlas mejor.
Bases de datos de Directorios para Gestión de Clientes
Este tipo de base de datos para empresas organizan datos de contacto.
Muchos emprendedores suelen tenerlas en hojas de excel bien organizadas.
Lo anterior es funcional, pero se está desperdiciando la oportunidad de hacer inteligencia de negocios.
Por ejemplo, con un CRM podrías utilizar el directorio de tus clientes para segmentar y orientar campañas.
Vamos a poner el ejemplo de Holded. Este CRM permite que se involucren todos los departamentos en torno a un mismo contacto.
Lo que podrías hacer con Holded es seguir el camino del cliente desde que entra al embudo de ventas como led a través de una campaña de anuncios.
Es posible agregar anotaciones, agendar citas, dar seguimiento y conocer su comportamiento con tu marca para poder enviarle campañas personalizadas.
En plena venta, por ejemplo, podrás enviar presupuestos a medida con una imagen profesional.
Además, es posible establecer fechas de cobro para evitar morosidades.
Gestión de Inventario y Contabilidad: otras bases de datos para empresas
Las bases de datos para empresas deben facilitar la anticipación de decisiones. No se trata de estar apagando fuegos sino de planear.
Retomaremos a Holded porque es una herramienta muy útil en ese sentido.
Tiene cuatro funcionalidades que te ayudarán en la materia.
#1. Facturación: entre otras cosas, te permitirá enviar las facturas recurrentes a tus clientes para que no tengas que hacer ese proceso manualmente.
#2. Contabilidad: te muestra un flujo de caja operacional. Tendrás informes de las entradas y salidas de dinero, ya sea en efectivo, por pago de facturas o pago de impuestos. Las cantidades se desglosan por cuentas contables.
#3. Inventario: te permite hacer fichas detalladas de tus productos con fotografía. Estos los organizarás en apartados llamados Almacén que mostrarán la evolución de las ventas de cada uno. Además, se controla la entrada y salida en tiempo real de la mercancía, esto te ayudará a anticipar la falta de stock.
#4. Analítica: conocerás la evolución de las ventas mes a mes para detectar los productos más vendidos y la zona geográfica. Esto te permitirá diseñar mejores promociones y prever stock.
Base de Datos de Conocimiento, qué son y para qué sirven
La base de conocimientos es un tipo especial de bases de datos para empresas.
Lo que hace es centralizar información relevante para la empresa que se necesita de forma recurrente.
Aquí resalta su primera particularidad: es una base semántica. Esto quiere decir que se utilizarán palabras clave como motor de búsqueda.
En los negocios, el uso más común que se le da a la base de conocimiento es el de contestar preguntas frecuentes de los clientes. Esto hace que muchas veces estén visibles en Internet.
Ojo, las bases de conocimiento publicadas en Internet también ranquean en Google, por lo que, sí está bien optimizada con palabras clave de preguntas, te puede ayudar en el posicionamiento SEO.
Esta base de datos tiene que ser muy funcional, por tal motivo recomendamos:
- Primero determina cuáles son las preguntas frecuentes de tus clientes y redacta una respuesta. Puedes agregar enlaces a textos, capturas de pantalla o video.
- Optimiza a través de palabras clave. Tendrás que diseñar una organización lógica que facilite la búsqueda.
- Jerarquiza la información y preséntala en secciones. Por ejemplo, si tienes un servicio de membresía, podrías poner una sección de Facturación, otra de Problemas Técnicos, otra de Cómo Acceder al Material, etc.
- Agrega un segundo nivel de soporte. Puede ser que después de revisar la base de conocimientos, la duda del cliente persista. En ese caso será de utilidad contar con un correo electrónico, chat o número de teléfono.
>>> Tendencias de Chat de atención al cliente: cómo la ultra personalización marca la diferencia.
Una forma de crear una base de conocimientos es contratar los servicios de software especializado.
Hubspot, por ejemplo, tiene el servicio de base de conocimientos que se integra a todas las demás funcionalidades de CRM y escritorio de atención al cliente.
Hay otra opción que podrías evaluar. Se trata de ProProfs, un servicio con licencia gratis que te permite crear una base de conocimiento con hasta 20 páginas con vistas ilimitadas.
¿Qué es lo que lleva una base de datos de empresas?
Recuerda que las bases de datos de empresas son herramientas para recopilar información.
Por lo anterior, pueden almacenar datos de personas, productos, pedidos, stock, inventarios, entre muchos otros.
De manera general, una base de datos empresarial debe llevar:
- Tablas: lo mejor es que la información la organices en filas y columnas. Esto te permitirá evitar redundancia de datos.
- Formularios: en las bases de datos los formularios son comandos que realizan tareas. Por ejemplo, sumas, organizar por orden alfabético, etc. También puedes crear formularios para mostrar diferentes campos a diferentes empleados.
- Informes: las bases de datos de empresas tienen que poder transformar los datos en informes porque si no, pierden su sentido.
Conclusión de Bases de Datos para Empresas
Las bases de datos para empresas te permitirán anticipar decisiones.
Por eso, te recordamos nuestras recomendaciones para crearlas mejor:
- Deben estar organizadas.
- Ser de fácil acceso.
- Con constantes actualizaciones.
- Deben ser seguras y cumplir con las políticas de privacidad de datos.
- Sobre todo, deben estar automatizadas para poder hacer segmentos.
¿Tu empresa ha tenido que implementar alguna base de datos? Nos encantaría conocer tu experiencia.
