Socialancer
Firmar PDF con firma digital es una práctica útil, rápida y, sobre todo, legal. Sin embargo, debes tener en cuenta algo: una cosa es la firma digital y otra la firma electrónica.
La segunda no siempre es reconocida para fines legales, así que debes tener cuidado.
En este artículo te explicaremos sus diferencias y elaboramos una guía sobre cómo firmar PDF con firma digital gratis usando una herramienta llamada ZohoSing.
¡Manos a la obra!
>>> Lee sobre IA para realizar un Plan de Negocio.
Firma digital qué es
Una firma digital es una tecnología que permite firmar PDF y documentos verificando la identidad del firmante. Esto sucede a través de un sistema que puede recabar datos como la hora en la que el documento fue firmado, dispositivo, dirección IP, entre otros.
Este tipo de firmas se realizan desde alguna herramienta que dote de la tecnología de cifrado y funciona así:
- El emisor crea el documento, lo sube a la herramienta y lo envía a los firmantes.
- Los firmantes previamente dan acceso a la herramienta para que verifique su identidad, reciben el documento y lo firman desde dispositivos como computadoras, tabletas o teléfonos. Esto sucede de forma asincrónica, es decir, no tienen que estar todos conectados al mismo tiempo.
- Los involucrados reciben una copia del documento firmado.
Las firmas digitales suelen estar reconocidas por autoridades legal en muchos países, con la misma validez que las firmas manuscritas.
Lo que se entiende es que un contrato es válido cuando se puede verificar claramente la identidad del firmante. Esto sucede con los sellos digitales que las plataformas de eFirma generan.
Firma electrónica
La firma electrónica es una representación digital de la firma de una persona. Por ejemplo, puede ser tu firma escaneada o una foto.
No siempre puede considerarse una firma legal porque no hay forma de demostrar la identidad del firmante.
Si solo copias y pegas tu firma en un PDF, no hay nada que garantice que dicho proceso lo hiciste tú. Es decir, fácilmente puede haber suplantación de identidad.
Por lo anterior, no suele tener validez ante juicios o reclamos legales.
Firmar PDF con firma digital vs firma electrónica
Firmar PDF con firma digital es una práctica cada vez más común porque ahorra costos y acelera tiempos.
Es decir, ya no se tienen que reunir los firmantes para hacerlo al mismo tiempo y en el mismo lugar. A través de alguna plataforma, se envía el archivo y cada persona lo firma a su tiempo, sin imprimir el documento.
En contraparte, firmar un PDF con firma electrónica es un proceso con menos certezas porque el firmante copia y pega su firma.
Este método no deja ninguna huella digital que garantice la validez de la eSing, lo que podría complicar un posible juicio.
¿Qué es ZohoSing? – Firmar PDF con firma digital
ZohoSing es una plataforma para firmar PFD con firma digital que tiene validez legal.
Según la licencia que contrates tiene varios métodos de verificación de identidad:
- A través de un código que se envía por correo electrónico (es el que se incluye en la licencia gratis).
- Con un código enviado por SMS.
- Se utiliza una tecnología que permite vincular un documento oficial a la firma digital.
Esta herramienta tiene funciones muy interesantes:
- Puedes crear flujos de trabajo que determinen el orden de los firmantes y a quién se envía primero.
- Es posible monitorear quiénes ya firmaron el documento.
- Tiene plantillas para documentos y puedes incluir tu logo.
- Permite subir un PDF, JPG, DOC y PNG con el documento a firmar.
- Enviar a múltiples firmantes con un solo clic.
- Se pueden enviar recordatorios de firma y comentarios.
- Da acceso a integraciones con Google Workspace y Hubspot, entre otras aplicaciones
¿Cómo firmar PDF con firma digital?
Con ZohoSing firmar PDF con firma digital es muy sencillo. Solo debes seguir estos pasos:
- Sube un documento de tu computadora o crea uno con las plantillas de la herramienta.
- Agrega a los firmantes con su correo electrónico. Si es necesario, puedes determinar en qué orden enviar el documento.
- Distribuye en el documento el lugar donde irían las firmas.
- Los firmantes recibirán el documento y pueden acceder a él desde su computadora o dispositivos móviles. La firma se ejecuta a través de un código de autenticación.
- Una vez que el documento esté firmando, todos recibirán una copia.
Además, destacamos que en todo momento puedes rastrear quién firmó.
Hicimos una fotogalería con el paso a para para firmar PDF con firma digital. Si quieres verla, haz clic en la flecha.
Firmar PDF con firma digital gratis
Como te comentamos, ZohoSing es una herramienta para firmar PDF gratis. Esta licencia incluye:
- Firmar 5 documentos al mes.
- Realizar flujos de firmas con varios firmantes.
- Puedes importar documentos de Google Drive, One Drive y Dropbox.
- Disponible en versión de escritorio y aplicaciones móviles.
A partir de ahí, hay varios planes de pago:
Standard:
- Firmar 25 documentos al mes.
- Autenticación por mail y SMS.
- Integración con otras aplicaciones como Zapier y HubSpot.
Professional:
- Firmas ilimitadas.
- Plantillas de documentos.
- Posibilidad de agregar tu logo.
Enterprise:
- Firmas ilimitadas.
- Envío masivo de documentos.
- Cifrados de firmas sofisticados.
>>> ZohoSing ⬅️Precios actualizados
Conclusión
Firmar PDF con firma digital es un proceso cada vez más común porque agiliza procesos. Sin embargo, es necesario usar métodos que tengan validez ante un conflicto legal.
Es por eso que no recomendamos usar las firmas electrónicas, pues es más difícil verificar la autenticidad del firmante.
Por el contrario, la firma digital está reconocida en muchos países y hay herramientas que ofrecen la tecnología de cifrado necesaria.
En ese sentido, probamos ZohoSing. Nos pareció que es una buena opción porque valida la identidad del usuario enviando un código de verificación.
Su licencia gratis es bastante útil para personas que no requieren firmar muchos documentos al mes.
Además, las funcionalidades de las licencias de pago nos parecieron correctas. Destacamos que se pueden enviar muchos documentos a la vez y realizan verificación de identidad con procesos sofisticados.
Esperamos que este artículo te sea de utilidad. Si te queda cualquier duda, te leemos en los comentarios.
